Assitante de direction - Casablanca

Missions principales Accueil et gestion administrative • Assurer le standard téléphonique du cabinet • Accueillir les clients et visiteurs et veiller à la qualité de leur prise en charge • Préparer les salles de réunion et organiser les visioconférences Assistanat des associés et des équipes • Assister les associés et l’ensemble des collaborateurs dans toutes les tâches administratives, notamment : o gestion des agendas et des déplacements o préparation, impression et classement des documents o support administratif courant lié à l’activité du cabinet Gestion des fournisseurs et moyens généraux • Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires du cabinet • Négocier, comparer et analyser les devis afin d’optimiser les coûts • Passer, après validation interne, les commandes de fournitures nécessaires au fonctionnement quotidien • Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel et des équipements du cabinet (imprimantes, scanners, photocopieurs, machines à café, etc.) • Assurer plus généralement la gestion quotidienne des locaux et du bureau Facturation et recouvrement • Gérer la facturation des clients du cabinet • Assurer le suivi des encaissements et effectuer les relances nécessaires au recouvrement des créances clients, en lien avec les associés • Contribuer au suivi administratif et financier des dossiers clients Organisation d’événements • Organiser les conférences, cocktails et événements du cabinet à destination des clients et/ou prospects • Coordonner les prestataires et assurer le bon déroulement logistique de ces événements Fonctionnement général du cabinet • Veiller au maintien d’un environnement de travail qualitatif et professionnel • Contribuer activement au bon fonctionnement du cabinet au quotidien  
• Formation en assistanat, gestion ou administration • Niveau d’études : Bac+3/Bac+5 • Expérience réussie dans un poste similaire, idéalement au sein d’un cabinet d’avocats ou d’une structure de services professionnels • Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de gestion des urgences • Discrétion, fiabilité et sens aigu de la confidentialité • Aisance relationnelle et sens du service • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs) • Langues : Français, Anglais *Des connaissances en comptabilité et en facturation constituent un réel plus. Qualités attendues • Polyvalence et autonomie • Rigueur et sens du détail • Proactivité et esprit d’initiative • Esprit d’équipe et adaptabilité